Zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022, poz. 902) zwaną dalej „ustawą” władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne mają obowiązek udostępniać każdą informację o sprawach publicznych. Zgodnie z ustawą, prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do niezwłocznego uzyskania informacji zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych. Na prawo do informacji publicznej składają się uprawnienia do:
a) uzyskania informacji publicznej, w tym informacji przetworzonej,
b) wglądu do dokumentów urzędowych,
c) dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów.

Prawo to przysługuje każdej osobie.
Ogólna zasada udostępniania każdej jawnej informacji o sprawach publicznych jest sprecyzowana w rozdziale 2 ustawy. Wskazano tam wprost jakie informacje podlegają upublicznieniu.
Są to m.in. informacje o:
a) organach władzy publicznej - w tym o ich statusie prawnym, organizacji, kompetencjach, majątku, osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach;
b) zasadach funkcjonowania organów władzy publicznej - w tym o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw, stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania, prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach;
c) polityce władz - w tym o zamierzeniach, projektach aktów normatywnych, programach dotyczących realizacji zadań publicznych;
d) danych publicznych - w tym treść i postać dokumentów urzędowych, stanowiska w sprawach publicznych zajęte przez funkcjonariuszy publicznych,
e) majątku publicznym.

Zgodnie z ustawą udostępnianie informacji publicznych następuje poprzez:
a) ogłaszanie w Biuletynie Informacji Publicznej,
b) udostępnianie na wniosek zainteresowanego,
c) wyłożenie lub wywieszenie w powszechnie dostępnym miejscu,
d) wstęp na posiedzenia organów i udostępnianie materiałów, dokumentujących te posiedzenia.
Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej jest udostępniana na wniosek zainteresowanego. Od osoby występującej o informację publiczną nie wolno żądać uzasadnienia wniosku (wykazania interesu prawnego lub faktycznego).
 Udostępnianie informacji na wniosek następuje "bez zbędnej zwłoki", nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli jest to niemożliwe, należy powiadomić wnioskodawcę w tym terminie, o powodach opóźnienia w przekazaniu informacji oraz o nowym terminie udostępnienia informacji, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące. Jeśli informacja może być przekazana niezwłocznie w formie ustnej lub pisemnej, osoba występująca o informację nie składa pisemnego wniosku.
Instytucja udostępniająca informację ma obowiązek umożliwić jej skopiowanie, wydrukowanie, przesłanie lub przeniesienie na powszechnie używany nośnik informacji.
Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, Gmina Czaplinek  poniesie dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia (wydruk, kserokopia, skopiowanie na CD itp.), Burmistrz Czaplinka, zgodnie z zarządzeniem Nr 89/2022 Burmistrza Czaplinka z dnia 8 sierpnia 2022 r. w sprawie zasad udostępniania informacji publicznej w Urzędzie Miejskim w Czaplinku oraz wysokości opłat za jej udostępnienie, może pobrać od wnioskodawcy opłatę za udostępnienie informacji publicznej.

Odmowa udzielenia informacji może nastąpić jedynie ze względu na jej niejawność (ochrona danych osobowych, ochrona informacji niejawnych, tajemnica państwowa, służbowa, skarbowa). Prawo do informacji publicznej podlega również ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa. Odmowa udzielenia informacji publicznej następuje w formie decyzji administracyjnej.